Os documentos do MEI se dividem em três grupos com naturezas diferentes: os do registro (que provam que a empresa existe), os das obrigações (que provam que ela está regular) e os do seu trabalho (que provam o que você fez e recebeu). Os dois primeiros você obtém nos portais oficiais, de graça. O terceiro depende só de você — e é justamente o que mais gente não tem organizado.
O grupo que depende de você
Contrato e recibo dos seus serviços — grátis em PDF, sem cadastro.
1. Documentos do registro
| Documento | Onde obter |
|---|---|
| CCMEI — Certificado da Condição de MEI | Portal do Empreendedor, grátis e na hora |
| Cartão CNPJ | Site da Receita Federal, grátis |
| Documento pessoal e CPF do titular | Você já tem |
O CCMEI é o documento que responde quando pedem "o contrato social da sua empresa" — o MEI não tem contrato social, e o certificado faz esse papel. O assunto está em MEI tem contrato social.
2. Documentos das obrigações
- DAS pagos — os comprovantes mensais. É o que demonstra regularidade e mantém a cobertura previdenciária.
- Relatório Mensal de Receitas Brutas — preenchido mês a mês, ainda que simples. Alimenta a declaração anual.
- DASN-SIMEI — a declaração anual, entregue uma vez por ano.
- Notas fiscais emitidas — obrigatórias quando o cliente é pessoa jurídica.
- Certidão negativa de débitos — não é documento que você mantém, mas que emite quando um cliente ou banco pede; só sai com tudo em dia.
Esse grupo é o que trava primeiro quando há atraso: sem DAS pago, não sai certidão, e sem certidão o cadastro em cliente PJ empaca. Sobre o efeito do atraso, veja MEI perde o CNPJ se não pagar o DAS.
3. Documentos do seu trabalho
Aqui não há portal que resolva — são documentos que você emite:
- Contrato de prestação de serviços — define escopo, prazo, valor e o que acontece em caso de atraso. É o que sustenta uma cobrança.
- Recibo de pagamento — prova que cada valor foi recebido e a que se referia. Comprovante de Pix não substitui, porque não informa o motivo do pagamento.
- Proposta ou orçamento — registra o que foi oferecido, com validade definida.
- Aditivo contratual — quando o escopo muda no meio do caminho.
A conexão entre os grupos é direta: o Relatório Mensal diz que você faturou R$ 4.000 em agosto; os recibos daquele mês são o que mostra de onde veio esse valor. Um número sem documento por trás é declaração; com documento, é faturamento demonstrável — a diferença que aparece em como comprovar renda como MEI.
Por quanto tempo guardar
A regra prática é guardar enquanto o documento ainda puder ser exigido ou útil:
- Contratos e recibos — enquanto o valor puder ser discutido ou a renda precisar ser comprovada. O detalhamento está em quanto tempo guardar contrato e recibo.
- DAS e declarações — pelo prazo em que a administração pode revisar os tributos daquele período.
- Notas fiscais — seguindo as regras fiscais aplicáveis à sua atividade.
Digitalizar e guardar em nuvem resolve a maior parte do problema. Uma pasta por ano, subpastas por tipo, e os arquivos nomeados com data e cliente — o suficiente para achar qualquer coisa em segundos.
O erro mais comum
É achar que os documentos do registro bastam. O CCMEI prova que a empresa existe; não prova quanto ela fatura, nem que o cliente te deve, nem que aquele pagamento foi feito. Quando chega a hora de pedir financiamento, cobrar um inadimplente ou fechar contrato com uma empresa maior, o que é pedido está no terceiro grupo — o que depende de você emitir.
Emita seus documentos em minutos
O gerador de contrato de prestação de serviços do DocsPronto monta o contrato com escopo, prazo, valor e rescisão, citando a base legal do Código Civil — R$ 9,90 para o Word editável e o PDF sem selo. O gerador de recibo de pagamento monta a quitação com valor por extenso automático — R$ 5,90. Os PDFs com selo são gratuitos, sem cadastro.
Todas as ferramentas estão em /ferramentas/.
Perguntas frequentes
Qual documento prova que sou MEI?
O CCMEI — Certificado da Condição de Microempreendedor Individual, emitido gratuitamente no Portal do Empreendedor. Ele traz CNPJ, data de abertura, atividades, endereço e situação cadastral, e é o documento a apresentar quando pedem o contrato social.
MEI precisa guardar nota fiscal de compra?
É recomendável guardar as notas das compras ligadas à atividade. Embora o MEI não faça escrituração contábil, os documentos sustentam a origem dos bens e das despesas do negócio em caso de questionamento.
O CCMEI comprova renda?
Não. Ele comprova que a empresa existe e está registrada, não quanto ela fatura. Para demonstrar renda são necessários o Relatório Mensal de Receitas Brutas, a declaração anual e os contratos e recibos dos serviços prestados.
Preciso emitir recibo se já emiti nota fiscal?
São documentos com funções diferentes: a nota registra a operação no momento em que acontece, o recibo declara que o pagamento foi efetivamente recebido. Um serviço pode ter nota emitida e o pagamento ainda em aberto, por isso vale emitir os dois.
Onde guardar os documentos do MEI?
Digitalizados, em armazenamento na nuvem, organizados por ano e por tipo. O critério prático é conseguir localizar qualquer documento em poucos segundos — o que importa em uma cobrança, em uma análise de crédito ou em um pedido de certidão.
Preciso de alvará para ser MEI?
Depende da atividade e do município. O registro do MEI gera um alvará provisório em muitos casos, mas atividades que exigem vistoria ou licença específica — sanitária, ambiental, do corpo de bombeiros — seguem as regras locais. A prefeitura da sua cidade é quem informa o que se aplica.