O prazo mínimo para guardar contrato e recibo é de 5 anos. Esse número não é um costume de contador: está na lei.
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Para dívidas registradas em contrato (público ou particular), o Código Civil fixa em 5 anos o prazo para cobrar "dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular" (art. 206, §5º, I). Para documentos fiscais — notas, recibos que comprovam receita — o Código Tributário Nacional estabelece que "a ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em 5 anos, contados da data da sua constituição definitiva" (art. 174). Na prática, é esse prazo de 5 anos que orienta a guarda de documentos fiscais por MEI.
Por que 5 anos, e não menos
Prescrição é o prazo que a lei dá para alguém cobrar algo na Justiça. Depois que ele passa, a dívida não pode mais ser cobrada judicialmente — mesmo que ela exista de fato.
Isso importa nos dois sentidos:
- Se você é o credor (o cliente não pagou), você tem até 5 anos para cobrar com base no contrato.
- Se você é o devedor (o Fisco cobra um imposto, ou um cliente alega que você não entregou o serviço), guardar o contrato e o recibo por 5 anos é sua prova de que cumpriu o combinado — ou de que já pagou o que devia.
Guardar por menos tempo que isso significa ficar sem defesa se aparecer uma cobrança dentro do prazo legal.
Prazo por tipo de documento
| Documento | Prazo mínimo | Por quê |
|---|---|---|
| Contrato de prestação de serviços | 5 anos | Prazo prescricional para cobrança de dívida líquida em instrumento (Código Civil, art. 206, §5º, I) |
| Recibo de pagamento (emitido ou recebido) | 5 anos | Mesma lógica: comprova quitação de valor que consta no contrato |
| Nota fiscal de venda/serviço (MEI) | 5 anos | Prazo de prescrição do crédito tributário (CTN, art. 174) — período em que o Fisco pode cobrar algo relacionado a essa nota |
| Comprovante de pagamento de DAS (guia mensal do MEI) | 5 anos | Mesmo raciocínio: comprova que o imposto foi pago dentro do prazo em que ele poderia ser cobrado |
Esses 5 anos são o piso legal que dá para comprovar com fonte. Alguns contadores recomendam guardar por mais tempo em casos específicos — por exemplo, se o MEI está perto de mudar de regime tributário ou se há discussão em andamento com um cliente. Se o seu caso é assim, vale confirmar o prazo certo com seu contador antes de descartar qualquer papel.
Caso de borda: MEI, freelancer PJ e o risco de vínculo
MEI que emite nota fiscal: guarde nota, recibo e comprovante do DAS por 5 anos a partir da emissão. Se você mudar de atividade, encerrar o MEI ou trocar de contador, esses documentos continuam valendo — o prazo não zera.
Freelancer sem CNPJ que recebe via recibo avulso: o mesmo prazo de 5 anos vale para o contrato e o recibo, com base na regra do Código Civil. A diferença aqui é que, sem nota fiscal, o recibo assinado é a sua única prova de que o serviço foi pago — por isso ele precisa estar completo, com valor, data, descrição do serviço e assinatura das duas partes.
Freelancer que presta serviço contínuo para o mesmo cliente: contratos recorrentes (o mesmo cliente, mês a mês, por longo período) podem levantar discussão sobre vínculo empregatício disfarçado. Esse é um tema à parte, com regras trabalhistas específicas — se esse é o seu cenário, vale checar com um advogado trabalhista, porque o prazo e as implicações fogem do escopo deste artigo.
Papel ou digital: o que vale como prova
Não existe obrigação de guardar em papel. PDF assinado, foto legível do recibo físico ou cópia digital do contrato têm o mesmo valor de prova, desde que o conteúdo esteja íntegro e legível.
O que importa na prática:
- O arquivo precisa abrir e mostrar o conteúdo completo, sem cortes.
- Se o contrato foi assinado à mão, uma foto ou scan nítido substitui o papel — mas guarde o original enquanto for possível, por segurança.
- Salve em pelo menos dois lugares (e-mail + nuvem, por exemplo). HD que quebra não é desculpa aceita por ninguém, nem pelo Fisco, nem por um juiz.
O que não fazer
Não jogue fora o contrato assim que o serviço termina. É exatamente quando o serviço já foi entregue que surgem discordâncias sobre valor, prazo ou qualidade — e é o contrato que resolve.
Não guarde só o print da conversa do WhatsApp como contrato. Combinações por mensagem podem servir de indício, mas não substituem um contrato assinado com cláusulas claras de valor, prazo e forma de pagamento.
Não descarte o recibo achando que a nota fiscal já basta. Nota fiscal comprova a operação; recibo comprova o pagamento. São coisas diferentes e você pode precisar dos dois separadamente.
Não guarde só a "última versão" do contrato se houve aditivo. Se o contrato original foi alterado por um termo aditivo, guarde os dois — o aditivo sozinho não prova o que estava combinado antes dele.
Como organizar em 4 passos
- Crie uma pasta por cliente ou por mês, com subpastas "contratos" e "recibos". Nome de arquivo com data (ano-mês-dia) facilita achar depois.
- Salve o contrato assinado em PDF assim que o serviço começa, não só quando termina.
- Anexe o recibo de cada pagamento na mesma pasta do contrato correspondente. Se o serviço tem parcelas, cada recibo entra separado.
- Faça backup em nuvem uma vez por mês. Vale um lembrete simples no celular — é rápido e evita perder tudo se o computador falhar.
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Perguntas frequentes
Posso jogar fora o contrato depois que o cliente pagou tudo?
Não é recomendado antes de 5 anos. Mesmo com o pagamento quitado, o contrato é a prova de que o serviço foi prestado nos termos combinados, caso surja qualquer questionamento depois.
E se eu perder o contrato original, o recibo sozinho serve de prova?
O recibo prova que um valor foi pago, mas não detalha o que foi contratado, prazo ou condições. Ele ajuda, mas não substitui o contrato — por isso vale sempre guardar os dois juntos.
Recibo digital sem assinatura física tem validade?
Sim, desde que tenha os dados completos (nome das partes, valor, data, descrição do serviço) e assinatura — que pode ser digital, não precisa ser física.
Preciso guardar contrato de serviço que não foi concluído?
Sim. Um contrato cancelado ou não concluído também pode ser objeto de cobrança ou disputa — por exemplo, sobre sinal pago e não devolvido.
O prazo de 5 anos conta a partir de quando exatamente?
Para dívida de contrato, conta a partir do momento em que ela poderia ser cobrada (normalmente a data de vencimento do pagamento). Para documento fiscal, conta a partir da constituição definitiva do crédito tributário — em caso de dúvida sobre uma data específica, confirme com seu contador.