Ao contratar alguém, o MEI precisa anotar a admissão na carteira de trabalho em até 5 dias úteis, informando a data de admissão, o salário e as condições especiais. Se o trabalhador tiver carteira de trabalho digital, o registro é feito nos sistemas eletrônicos. O contrato pode ser verbal ou escrito, e o MEI passa a assumir os riscos e as obrigações como empregador.
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O que muda quando o MEI contrata alguém
Até aqui você trabalhava sozinho. No dia em que admite a primeira pessoa, deixa de ser apenas um MEI que presta serviço e passa a acumular outro papel: o de empregador. E isso não muda só o nome no papel, muda um conjunto de responsabilidades que passam a pesar sobre você.
A própria lei define o que é ser empregador. Pelo artigo 2º da CLT, empregador é quem "assumindo os riscos da atividade econômica, admite, assalaria e dirige a prestação pessoal de serviço". Em palavras simples: quem contrata outra pessoa, paga o salário e manda no dia a dia do trabalho assume o risco do negócio. Se o cliente atrasou o pagamento, isso não te libera — o salário do funcionário continua tendo de sair no dia certo.
A relação começa por um contrato de trabalho, que pode ser combinado de forma verbal ou escrita. O artigo 442 da CLT chama isso de "acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego". Ou seja, não precisa de formalidade nenhuma para a relação existir: basta vocês dois concordarem. O papel vem depois, para registrar o que já foi acordado.
Na prática, o que muda na sua rotina? Passam a existir obrigações que antes não existiam: registrar o trabalhador, pagar salário e encargos, organizar a jornada e responder por direitos como férias, décimo terceiro e FGTS. Você também perde a liberdade de fazer tudo do jeito que queria — a partir daí, há limites na forma de contratar, pagar e até demitir.
Vale se preparar antes de dar o passo, conferindo Quais documentos o MEI precisa ter?.
Prazo de 5 dias úteis para anotar a carteira
O relógio começa a contar no dia em que o funcionário começa a trabalhar, não quando você assina o papel. A lei manda o empregador anotar na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS, o documento que registra sua vida de trabalho) a data de admissão, a remuneração combinada e as condições especiais do serviço, se houver, dentro de 5 (cinco) dias úteis.
Entenda o que é "dia útil" na prática: fim de semana e feriado não entram na conta. Se o funcionário começa numa sexta-feira, o prazo corre a partir da segunda-feira seguinte. Já se começa no meio da semana, conte os dias corridos e desconte sábados, domingos e feriados. Por isso, o caminho mais seguro é anotar logo no primeiro dia, sem deixar para o limite.
A lei também deixa você escolher como fazer esse registro. São aceitas três formas:
- Manual, escrita à mão nos campos próprios da carteira;
- Mecânica, feita por máquina de escrever ou por sistema de computador;
- Eletrônica, lançada no sistema digital do governo.
O importante é que a anotação exista e traga as informações certas no prazo. O modelo escolhido não muda o dever nem os direitos de quem foi contratado.
Um cuidado prático: admissão e anotação são coisas diferentes. Você pode combinar o início do trabalho hoje e usar os dias úteis seguintes para lançar os dados. O que não pode é o funcionário já estar produzindo e a carteira continuar em branco além do prazo. Registre cedo, guarde o comprovante e evite correr atrás do prejuízo depois.
O que deve constar na anotação
Anotar a carteira é registrar o básico do vínculo no documento do trabalhador. A carteira de trabalho digital (a versão eletrônica do antigo livrinho, acessada pelo celular) guarda essas informações. E o que pode entrar lá é menos do que muita gente imagina.
Pense no caso de quem contrata uma atendente para o balcão. Na parte da remuneração, a anotação precisa dizer o salário, seja ele pago em dinheiro ou em utilidades, e também a estimativa de gorjeta. Ou seja: se parte do pagamento vem em dinheiro e parte em benefícios, isso precisa ficar claro. E se o serviço rende gorjeta, entra uma estimativa desse valor.
Além do salário, a carteira só admite três campos: data de admissão, férias e saída. O empregador não pode fazer outras anotações na carteira de trabalho e previdência social além das referentes ao salário, data da admissão, férias e saída. Isso vale para qualquer recado extra que alguém queira incluir ali.
Na prática, essa limitação protege o trabalhador. O patrão não pode usar a carteira para escrever observações pessoais, registros de atraso, advertências ou qualquer comentário fora daquela lista. Se aparecer algo além de salário, admissão, férias e saída, é sinal de que a anotação não seguiu a regra.
Por isso, guarde o comprovante com as informações do registro. Assim você confere se o salário e as datas conferem e evita dor de cabeça depois.
Registro pela carteira de trabalho digital
Se o trabalhador que você vai contratar já tem a Carteira de Trabalho Digital, aquele aplicativo do governo onde ficam guardados os contratos e o histórico de empregos, o registro do novo emprego não precisa ser feito à mão no livrinho azul.
A lei trata disso de forma direta. Quando o empregado possui a carteira em meio digital, a anotação é feita nos sistemas eletrônicos do governo, e não há mais necessidade de fazer as anotações no documento físico. Na prática, você lança os dados do contrato no sistema, e o próprio ambiente registra tudo. As anotações manuais ficam dispensadas.
O ganho para você é simples: menos papel, menos idas a cartório e menos chance de erro de preenchimento. O contrato fica online, e tanto você quanto o trabalhador podem consultar depois, a qualquer momento, pelo celular.
Só não confunda registro digital com registro automático. A obrigação de anotar continua sendo sua, e o sistema é apenas o lugar onde isso acontece. Se você deixa para depois, o problema continua existindo do mesmo jeito.
Vale lembrar que a Carteira de Trabalho Digital é hoje o formato mais comum entre os trabalhadores. Se o funcionário ainda tiver a carteira física, o procedimento é outro. Para organizar todos os papéis do seu negócio desde o começo, veja Quais documentos o MEI precisa ter?.
O contrato de trabalho: verbal ou escrito
Tem gente que acredita que só existe contrato quando há um papel assinado. Na prática, não funciona assim. O contrato de trabalho é o acordo entre você e o funcionário, e pode ser combinado de forma verbal ou escrita.
Quando o acerto acontece só na conversa, ou até sem nada combinado formalmente, a lei chama isso de contrato tácito ou expresso. Traduzindo: vale desde o momento em que vocês fecham o serviço, mesmo que seja só de boca. O funcionário começa a trabalhar, você combina salário e horário, e a relação de emprego já existe.
O problema do acordo verbal é a prova. Se um dia surgir dúvida sobre salário, jornada ou função, o que ficou só na conversa é difícil de comprovar. O contrato escrito resolve isso: deixa claro o que foi combinado, com data e assinatura dos dois lados. Ele não é exigido para o combinado valer, mas é o que protege você e o trabalhador quando alguém precisa lembrar o que foi dito.
Vale um alerta: o contrato escrito não substitui a anotação na carteira de trabalho. Ele organiza o acerto, mas é a anotação que muda a situação do funcionário.
Meu conselho prático: mesmo em um combinado simples, coloque tudo no papel. É rápido e evita dor de cabeça. Para não começar do zero, use um modelo pronto: Modelos de contratos gratuitos para baixar (Word e PDF).
Direitos que não podem ser reduzidos
Quando o MEI contrata alguém, pode surgir a dúvida: e se a categoria tiver uma convenção coletiva que trate disso? Será que um acordo entre sindicatos consegue mudar as regras de anotação? A resposta é não.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que é o conjunto de regras que organiza o trabalho no Brasil, protege expressamente as normas de identificação profissional. Isso inclui tudo que fica registrado na Carteira de Trabalho e Previdência Social. Pelo que diz o Art. 611-B, inciso I, da CLT, essas normas não podem ser suprimidas nem reduzidas por convenção ou acordo coletivo.
Traduzindo para o dia a dia: nem o MEI, nem o sindicato da categoria, nem qualquer negociação entre patrão e empregado podem combinar de "deixar de anotar" a carteira, reduzir o que é registrado ou esconder informações. Se alguém propuser um acerto para não registrar o funcionário, isso não vale.
Na prática, imagine que o seu empregado aceite receber por fora e pedir para não ter a carteira assinada. Mesmo que ele concorde, o acordo não tem validade. A anotação é obrigatória e o registro precisa refletir a realidade do vínculo.
Para você, isso significa segurança: o registro correto é o que garante os direitos do trabalhador e evita problemas com a fiscalização. Para entender quais informações precisam constar nesse registro, veja Quais documentos o MEI precisa ter?.
Em resumo: acordo coletivo serve para melhorar condições, não para tirar direitos de identificação. Essa proteção não está na mesa de negociação.
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Perguntas frequentes
Quantos funcionários o MEI pode ter?
O MEI pode ter empregado registrado, mas o número de contratações permitido depende das regras vigentes e deve ser conferido antes de admitir. Estando dentro do permitido, a contratação segue as mesmas exigências de anotação de qualquer empregador.
Qual o prazo para registrar um funcionário no MEI?
O prazo é de até cinco dias úteis, contados da admissão, para anotar na carteira de trabalho a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver. A anotação pode ser feita em sistema manual, mecânico ou eletrônico.
Preciso anotar o funcionário na carteira de trabalho?
Sim. O empregador deve anotar na carteira a data de admissão, a remuneração e as condições especiais em até cinco dias úteis. Na parte da remuneração, é preciso informar o salário, seja pago em dinheiro ou em utilidades, além da estimativa de gorjeta. Só podem constar as anotações de salário, data de admissão, férias e saída.
O MEI pode contratar funcionário sem carteira assinada?
Não. A anotação do contrato é obrigatória e deve ocorrer em até cinco dias úteis. O contrato de trabalho pode até ser combinado de forma verbal ou escrita, mas isso não dispensa o registro na carteira de trabalho.
Como registrar funcionário no MEI pela carteira digital?
Quando o trabalhador tem carteira de trabalho digital, a anotação é feita nos sistemas eletrônicos, na forma do regulamento. Nesse caso, ficam dispensadas as anotações no documento físico. As regras de identificação profissional não podem ser suprimidas nem reduzidas por acordo ou convenção coletiva.
O que acontece se o MEI não registrar o funcionário?
A anotação na carteira é obrigatória e deve ser feita em até cinco dias úteis após a admissão. Essas normas de identificação profissional não podem ser afastadas por acordo ou convenção coletiva. Por isso, o funcionário não pode ficar sem registro: regularize a anotação o quanto antes e procure orientação sobre as consequências.
O MEI pode contratar mais de um funcionário?
O MEI pode ter empregado registrado, mas a quantidade permitida depende das regras vigentes e deve ser confirmada antes de cada admissão. Dentro do limite, cada contratação exige a anotação da data de admissão, da remuneração e das condições especiais em até cinco dias úteis.