Recibo de reembolso de despesas: modelo para copiar

Um recibo de reembolso de despesas é o documento que comprova que uma empresa ou cliente devolveu a um freelancer, MEI ou prestador de serviço o dinheiro que ele gastou em nome dela — passagem, hospedagem, material, combustível. Ele funciona como qualquer recibo: precisa mostrar o valor, quem pagou, quem recebeu, a data e a assinatura de quem recebeu, conforme o art. 320 do Código Civil (Lei 10.406/2002). Mais abaixo está o modelo pronto para copiar e o passo a passo para preencher.

Esse recibo é diferente do recibo de pagamento por um serviço prestado. Aqui o valor não é remuneração — é a devolução de um gasto que já saiu do seu bolso e que você comprovou (com nota fiscal, cupom ou fatura) antes de pedir o reembolso. Separar isso no papel evita confusão na hora de declarar imposto ou de justificar o valor para o contador.

O que a lei exige de um recibo de reembolso

O art. 320 do Código Civil trata da quitação — a prova por escrito de que uma dívida foi paga. Ele diz que o documento precisa trazer:

• o valor e a espécie da dívida quitada (no caso, o valor total reembolsado);
• o nome de quem pagou (quem fez o reembolso) e de quem recebeu;
• o tempo e o lugar do pagamento;
• a assinatura de quem recebeu.

O mesmo artigo relativiza a forma: mesmo sem todos esses requisitos, a quitação vale se as circunstâncias mostrarem que a dívida foi paga. Na prática, isso significa que um recibo simples, sem formalidade cartorial, já tem valor jurídico — mas quanto mais completo, menos espaço para dúvida depois.

Modelo de recibo de reembolso de despesas

Copie o texto abaixo e preencha os campos entre colchetes.

RECIBO DE REEMBOLSO DE DESPESAS

              Eu, [nome completo de quem recebe o reembolso], portador(a) do CPF nº [CPF],
              declaro ter recebido de [nome ou razão social de quem reembolsa], CPF/CNPJ nº
              [CPF ou CNPJ], a quantia de R$ [valor] ([valor por extenso]), referente ao
              reembolso das despesas abaixo discriminadas, realizadas em [data ou período]
              durante [descrição do serviço, viagem ou atividade]:

              - [item 1 — ex.: passagem de ônibus] — R$ [valor]
              - [item 2 — ex.: hospedagem] — R$ [valor]
              - [item 3 — ex.: combustível/alimentação] — R$ [valor]

              Total reembolsado: R$ [valor total]

              Para clareza e quitação, firmo o presente recibo.

              [Cidade], [dia] de [mês] de [ano].

              _________________________________
              [Nome de quem recebe o reembolso]
              CPF: [CPF]
              

Como preencher, passo a passo

1. Liste as despesas separadamente. Cada item com data e valor facilita conferência e evita que o total pareça "chutado".
2. Confirme o valor total somando os itens — esse é o valor que vai no corpo do recibo, por extenso.
3. Identifique as duas partes com nome completo e CPF ou CNPJ. Se quem reembolsa é uma empresa, use a razão social.
4. Coloque a data e a cidade em que o reembolso foi feito — é um dos requisitos do art. 320.
5. Assine. Quem assina é sempre quem recebeu o dinheiro, porque é essa assinatura que prova a quitação.

Exemplos com valores

Exemplo 1 — freelancer que viajou para atender um cliente. Um designer gastou R$ 180 de passagem de ônibus e R$ 220 de hospedagem para apresentar um projeto pessoalmente. O cliente concordou em reembolsar os R$ 400 além do valor do serviço. O recibo de reembolso lista os dois itens separados, soma R$ 400,00 (quatrocentos reais) e é assinado pelo designer no dia em que recebeu o Pix.

Exemplo 2 — MEI que comprou material para o cliente. Uma MEI de decoração de eventos comprou R$ 650 em flores e balões para uma festa, com nota fiscal em nome dela. O contratante paga o serviço à parte e reembolsa esses R$ 650 separadamente. O recibo de reembolso deixa claro que aquele valor não é honorário — é devolução de custo, o que evita que o cliente ou o contador confundam os dois valores na hora de fechar as contas do mês.

Mini-caso. A Fernanda é fotógrafa e cobrou R$ 1.200 por uma cobertura de casamento fora da cidade. Além do cachê, gastou R$ 340 com deslocamento e alimentação no dia do evento. Ela emitiu dois documentos: um recibo de pagamento pelo serviço (R$ 1.200) e um recibo de reembolso de despesas (R$ 340), com os itens discriminados. Quando o casal pediu explicação sobre a nota fiscal para o contador deles, a separação dos dois papéis resolveu a dúvida na hora — não havia mistura entre honorário e despesa reembolsada.

Caso de borda: CLT, MEI e diárias de viagem

Se você presta serviço como empregado registrado (CLT), vale uma regra diferente da que se aplica a autônomos e MEI. Desde a Reforma Trabalhista (Lei 13.467/2017), o art. 457, §2º da CLT diz que diárias para viagem, ajuda de custo (valor pago para cobrir despesa antes de o empregado gastar) e auxílio-alimentação não integram a remuneração do trabalhador, independentemente do valor pago. Isso importa porque, se esses valores não são remuneração, eles também não entram na base de cálculo de encargos trabalhistas.

Já para MEI e freelancer sem vínculo empregatício, essa regra da CLT não se aplica diretamente — não existe relação de emprego. Na prática, empresas que contratam prestadores de serviço costumam usar a mesma lógica (separar reembolso de honorário), mas isso é uma convenção contratual, não uma obrigação legal específica para PJ.

Sobre imposto de renda incidindo ou não sobre o valor reembolsado, a resposta varia conforme o caso concreto e não há uma regra única e simples que sirva para toda situação de MEI ou autônomo — o ideal é confirmar com o contador antes de declarar.

Erros comuns

• Misturar reembolso com pagamento do serviço num único valor. Isso dificulta provar, depois, quanto foi honorário e quanto foi devolução de gasto — separe sempre em dois documentos ou, no mínimo, em duas linhas bem distintas.
• Não discriminar os itens. Um recibo que só diz "reembolso de despesas — R$ 400" sem listar o que foi gasto é mais fácil de questionar.
• Esquecer data e cidade. São exigidos pelo art. 320 e ajudam a situar o pagamento no tempo, algo importante se o valor for discutido depois.
• Não guardar as notas fiscais ou comprovantes das despesas originais. O recibo de reembolso prova que o dinheiro foi devolvido, mas quem pagou pode pedir para ver o comprovante da despesa em si antes de reembolsar.

Gerando o recibo de reembolso pelo DocsPronto

No caso da Fernanda, o recibo de reembolso de R$ 340 pode ser feito direto no gerador de recibo de pagamento. Ela preenche quem pagou (o casal contratante), quem recebeu (ela mesma), o valor de R$ 340 e uma descrição como "reembolso de despesas de deslocamento e alimentação referentes à cobertura fotográfica de [data]". O gerador escreve o valor por extenso sozinho e monta o recibo de quitação total, pronto em PDF, sem precisar criar conta — só um e-mail para receber o arquivo.

Se depois for preciso reemitir o recibo com outro valor — por exemplo, porque uma despesa extra apareceu depois do evento — o Kit MEI & Freelancer, por R$ 19,90 via Pix, entrega o mesmo documento em Word editável, sem o selo do PDF grátis, além dos outros sete modelos do site em branco.

Para quem quer entender a diferença entre este recibo e o de pagamento comum por serviço prestado, vale ver o modelo de recibo de quitação total e, para quem atua como autônomo, o modelo de RPA — recibo de pagamento a autônomo. Quem é MEI e ainda tem dúvida sobre a emissão de recibos no geral pode conferir o recibo de pagamento MEI: modelo e como emitir.

Perguntas frequentes

Reembolso de despesas precisa de nota fiscal?

O reembolso em si não é uma venda ou prestação de serviço, então normalmente não gera nota fiscal própria — quem emite nota é o fornecedor da despesa original (o hotel, a passagem, a loja de material). O recibo de reembolso serve para provar que esse valor gasto foi devolvido a quem pagou.

Recibo de reembolso serve como comprovante fiscal?

Ele comprova a quitação — que o valor foi pago e recebido — conforme o art. 320 do Código Civil. Para fins fiscais mais amplos, como declaração de imposto de renda, o ideal é guardar também as notas fiscais das despesas originais e confirmar com um contador como lançar o valor.

Reembolso de despesas paga imposto de renda?

Isso varia conforme o tipo de vínculo e o caso concreto, e não há uma regra simples que sirva para toda situação de MEI ou freelancer. O mais seguro é separar claramente reembolso de honorário no papel e perguntar ao contador antes de declarar.

Qual a diferença entre recibo de reembolso e recibo de pagamento de serviço?

O recibo de pagamento de serviço quita o valor que o cliente deve pelo trabalho em si — é a remuneração. O recibo de reembolso quita apenas a devolução de um gasto que o prestador já fez do próprio bolso, como passagem ou material. Separar os dois evita confusão contábil depois.

Preciso anexar as notas fiscais originais ao recibo de reembolso?

Não é uma exigência do art. 320 para o recibo em si, mas é uma boa prática guardar (e, se pedido, anexar) os comprovantes das despesas — isso facilita provar o valor caso alguém questione o reembolso depois.