Uma carta de cobrança é um documento formal que você envia a um cliente que não pagou por um serviço ou produto, registrando o valor devido, a data de vencimento e o novo prazo para pagamento. Ela serve tanto para cobrar de forma educada quanto para deixar um registro escrito da tentativa de cobrança, caso o caso precise ir adiante.
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Abaixo tem o modelo completo, pronto para copiar e preencher com os dados do seu cliente. Depois dele, explico como preencher cada campo e o que muda dependendo da sua situação.
O que é uma carta de cobrança e quando usar
A carta de cobrança é o passo seguinte quando o pagamento não chega na data combinada e uma simples mensagem por WhatsApp não resolveu. Ela é mais formal, cita o serviço prestado (ou o contrato, se houver um) e estabelece um novo prazo claro.
Faz sentido usar quando:
- O cliente já passou do vencimento e não respondeu às cobranças informais.
- Você quer deixar um registro por escrito, com data, do que foi combinado e do que está pendente.
- O valor é alto o suficiente para justificar um documento formal, e não só uma mensagem rápida.
Se o valor é baixo e a relação com o cliente é próxima, às vezes uma conversa direta resolve antes de partir para uma carta. Mas para MEI e freelancer que trabalham com clientes recorrentes, ter o hábito de formalizar evita que a cobrança pareça pessoal demais — o documento fala por você.
Modelo de carta de cobrança (copie e preencha)
Copie o texto abaixo, substitua o que está entre colchetes pelos dados reais e envie por e-mail ou entregue impresso.
[Seu nome ou nome da empresa]
[CPF ou CNPJ]
[Endereço, se quiser incluir]
[E-mail e telefone de contato]
[Cidade], [data de hoje]
Para: [Nome do cliente ou razão social]
[CPF ou CNPJ do cliente, se tiver]
Assunto: Cobrança referente a [descrição do serviço ou produto]
Prezado(a) [nome do cliente],
Entro em contato para tratar do pagamento pendente referente a
[descrição do serviço prestado ou produto entregue], conforme
[contrato assinado em [data] / pedido / nota fiscal nº [número]].
O valor de [R$ valor] venceu em [data de vencimento] e, até a
presente data, não consta o pagamento em meus registros.
Solicito a regularização no prazo de [número] dias úteis a partir
do recebimento desta carta, até [nova data limite].
O pagamento pode ser feito via [forma de pagamento: Pix, boleto,
transferência], para os seguintes dados: [chave Pix ou dados
bancários].
Caso o pagamento já tenha sido realizado, peço que desconsidere
esta mensagem e envie o comprovante para minha confirmação.
Permaneço à disposição para esclarecer qualquer dúvida sobre o
valor ou o serviço prestado.
Atenciosamente,
[Nome]
[Contato]
Esse modelo funciona tanto por e-mail quanto impresso. Se for por e-mail, use o campo "Assunto" como assunto da mensagem mesmo.
Como preencher cada campo
- Descrição do serviço ou produto: seja específico. "Desenvolvimento do site institucional entregue em [data]" é melhor do que só "serviço prestado", porque não deixa dúvida sobre o que está sendo cobrado.
- Base do valor cobrado: cite o contrato, o orçamento aprovado ou a nota fiscal. Se você não tem nada assinado, cite o que existir — e-mail de aprovação, orçamento enviado, conversa registrada. Quanto mais concreto, mais peso a carta tem.
- Prazo para pagamento: dê um prazo razoável e uma data-limite exata, não só "o quanto antes". Um prazo claro facilita a cobrança seguinte, caso seja necessária.
- Forma de pagamento: repita os dados de pagamento mesmo que o cliente já os tenha. Elimina a desculpa de "não sabia como pagar".
O que muda dependendo da situação
| Situação | O que ajustar na carta |
|---|---|
| Primeira cobrança | Tom mais neutro, foco em lembrar o vencimento. Prazo mais flexível. |
| Cliente já ignorou uma cobrança informal | Cite que essa é uma segunda tentativa e que o não pagamento pode levar a outras medidas (sem prometer nada específico). |
| Valor alto ou cliente PJ | Vale anexar cópia do contrato ou nota fiscal junto com a carta, e considerar envio com confirmação de leitura. |
| Já passou muito tempo do vencimento | Antes de insistir só por carta, verifique com um profissional se ainda há prazo válido para cobrar o valor — isso varia de caso a caso e não deve ser assumido sem confirmação. |
| Sem contrato assinado | A carta ainda vale, mas cite tudo que comprove o combinado: orçamento, e-mails, mensagens. Formalizar um contrato para os próximos serviços evita esse problema no futuro. |
Erros comuns ao enviar uma carta de cobrança
- Ser vago sobre o valor ou o serviço. Se a carta não deixa claro do que se trata, o cliente tem motivo para alegar confusão.
- Não dar um prazo com data exata. "Assim que possível" não gera compromisso nenhum.
- Usar tom agressivo ou ameaças que você não vai cumprir. Além de não ajudar, pode desgastar uma relação que ainda pode ser recuperada.
- Não guardar comprovante de envio. Envie por e-mail (fica com data e histórico) ou peça confirmação de recebimento se for impresso.
- Prometer consequência jurídica sem saber se ela se aplica ao seu caso. Cada situação tem regras próprias sobre prazos e formas de cobrança — não afirme nada que você não confirmou antes.
Depois de enviar a carta, e se o cliente não pagar?
Se o prazo passar sem resposta, o próximo passo depende do valor, da relação com o cliente e de quanto você está disposto a investir em tempo para resolver. Algumas opções comuns incluem negociar um novo acordo de pagamento, recorrer a instâncias de mediação ou buscar orientação jurídica sobre as formas de cobrança disponíveis para o seu caso.
Como não existe uma resposta única — isso depende do tipo de contrato, do valor e da legislação aplicável — o mais seguro é confirmar com um profissional (advogado ou contador) antes de tomar a próxima medida, especialmente se o valor for alto.
Se o problema de fundo é que você nunca teve um contrato formal com esse cliente, vale corrigir isso para os próximos trabalhos: um contrato de prestação de serviços deixa claro valor, prazo e forma de pagamento desde o início, o que facilita qualquer cobrança futura. E depois de receber, emitir um recibo de pagamento evita dúvida sobre o que já foi quitado.
Ainda não temos um gerador dedicado de carta de cobrança ou notificação — se isso mudar, você vai encontrar em /ferramentas/, junto com os modelos que já existem hoje.
Perguntas frequentes
Carta de cobrança tem validade jurídica?
Ela serve como registro escrito do que foi cobrado e quando, o que pode ser útil como prova. Mas o peso legal dela varia conforme a situação — confirme com um advogado se precisar usá-la formalmente em algum processo.
Preciso enviar a carta por correio ou pode ser por e-mail?
E-mail costuma ser suficiente e tem a vantagem de registrar data e conteúdo automaticamente. Impresso também funciona, mas nesse caso vale pedir uma confirmação de recebimento.
Posso cobrar juros ou multa na carta?
Só inclua juros ou multa se isso estava previsto em contrato ou orçamento aprovado anteriormente. Cobrar um valor que não foi combinado antes pode gerar mais discussão do que resolver.
O que fazer se o cliente disser que já pagou?
Peça o comprovante imediatamente. Se o pagamento realmente caiu e você não percebeu, confirme e encerre a cobrança por escrito também, para não haver dúvida depois.
Quantas cartas de cobrança posso enviar antes de tomar outra medida?
Não existe um número fixo. O comum é enviar uma primeira cobrança mais branda e, se não houver resposta em um prazo razoável, uma segunda mais direta. Se ainda assim não resolver, é o momento de considerar outras medidas com orientação profissional.